Como redactar correctamente correos electrónicos (I)

Introducción

Este el primero de una serie de artículos dedicados a ayudar y mejorar el intercambio de mensajes a través del correo electrónico, "correo" a secas, "e-mail", "mail", o "email" así escrito, según como cada uno tenga costumbre de nombrarlo.

Sea cual sea nuestra labor dentro de la industria o incluso en puestos de trabajo fuera del ámbito de la tecnología, nos encontramos en la necesidad de comunicarnos con los demás a través del correo electrónico. Y el motivo por el que realmente en muchos de los casos se utiliza este medio -a parte de permitirnos una mejor organización de nuestro trabajo diario- es porque deja constancia de la información que se transmite. No es la primera vez que alguno de nosotros tiene que apelar "a lo que se dijo por escrito" o por el contrario nos pasó que, en más de una ocasión, "las palabras se las llevó el tiempo".

Por ello es indispensable, mucho más (o por lo menos antes) que manejar a la perfección tal o cual cliente de correo, poder redactar y transmitir nuestros mensajes de forma adecuada y clara, para que nuestros interlocutores entiendan claramente lo que queremos decirles. De esta forma beneficiamos (o por lo menos no perjudicamos) a nuestro trabajo principal.

Los puntos principales que quiero tocar en esta serie son los siguientes:

• Destinatarios: a quién y cómo dirigirse así como añadir o "poner" en copia.
• Asunto y mensaje: Parte principal de la serie. Resumen en un cabecera que permita entender el motivo de la comunicación y consejos para la redacción.
• Firma y detalles adicionales.
• "Escalada de correos": Consejos y recomendaciones cuando la comunicación se extiende a una línea de discusión y esta acaba involucrando hasta al portero del edificio.

Empecemos pues...